Digitalisierung und der „Prozessgesteuerte Ansatz“

Eigentlich sollte es nur ein kurzer Blog über die Digitalisierung und dessen Auswirkungen auf Unternehmen werden. Konkret sollte die Notwendigkeit für Unternehmen herausgearbeitet werden, den Schritt hin zur individuellen Softwareentwicklung zu wagen, um mit Produkten und Dienstleistungen noch erfolgreicher zu werden. Doch dann wurde der Blog immer länger, so dass ich mich schließlich dazu entschloss, ihn in Form eines Artikels auf meiner Webseite zu veröffentlichen.

So ist also ein neuer Artikel entstanden, den ich heute unter dem Titel Systematische/strukturierte Digitalisierung mit dem „Prozessgesteuerten Ansatz“: Ein Plädoyer für die Individualentwicklung im Zeitalter der Digitalisierung veröffentlicht habe. Die wesentlichen Kernbotschaften fasse ich für ganz Ungeduldigen hier gerne zusammen:

  • Digitalisierung bedeutet für Unternehmen den gezielten Einsatz von IT im Kerngeschäft, um im scharfen Wettbewerb besser zu sein als die Konkurrenz und um somit zu gewinnen.
  • Um besser zu sein, müssen Unternehmen neben Innovationen im Kerngeschäft (Produkte, Dienstleistungen) im Zuge der Digitalisierung zunehmend auch im IT-Bereich innovativ sein. Das ist eine der wichtigsten Lehren, die Unternehmen aus der Digitalisierung ziehen müssen.
  • Die bisher erfolgreich eingesetzte Strategie, anfallende Herausforderungen im IT-Bereich durch den Kauf von Standardsoftware zu lösen, fällt für die Individualisierung im Kerngeschäft aus. Standardsoftware wickelt nun mal nur Standardprozesse ab, die sich bereits über Jahre in der jeweiligen Industrie etabliert und bewährt haben. Innovationen für das Kerngeschäft eines Unternehmens sind hier nicht zu erzielen.
  • Wenn Unternehmen im Kerngeschäft durch IT-Einsatz innovativ sein müssen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen, so gelingt dies folglich nur über Individualentwicklung.
  • Unternehmen müssen sich dabei für die Individualentwicklung auf ihre Kernprozesse fokussieren und verstehen, wie sie sich diese von Standardprozessen unterscheiden.
  • Der Einsatz des „Prozessgesteuerten Ansatzes“ nimmt den Unternehmen Berührungsängste mit der individuellen Softwareentwicklung ab. Der Ansatz hilft auf Basis von Prozessmodellen bei der zielgerichteten Identifikation der Bereiche im Unternehmen, wo eine Digitalisierung lohnt und erlaubt gleichzeitig den sanften Einstieg in die Individualentwicklung aufgrund einer stringent fachlich motivierten Vorgehensweise!

Neugierig geworden? Dann schauen Sie vielleicht doch mal schnell hier vorbei. Ich wünsche jedenfalls viel Spaß bei der Lektüre 🙂

Nicht beherrschte Prozesse: Betrug bei Corona-Hilfen

Die Schlagzeilen machen einen sprachlos! Sie haben es sicherlich auch gelesen: In Berlin begann der erste Prozess (diesmal ein juristischer Prozess 😉 ) wegen Betrügereien rund um die Corona-Soforthilfen (siehe z.B. Artikel in der Süddeutschen oder in der FAZ).

Die FAZ-Autorin Julia Schaaf titel wie folgt: „Eine Art Goldgräberstimmung breitete sich aus. Was sind das für Leute, die ohne existentielle Not Corona-Hilfen beantragt haben?“

Die Verteidigung des Angeklagten argumentiert wie folgt: „Wo es einem allzu leicht gemacht werde, illegal an Geld zu kommen, wiegt die Schuld vielleicht nicht ganz so schwer.“

Man fasst es kaum, wenn man derartige Zeilen liest. Das letzte Zitat bringt es aber auf den Punkt: Schnell zusammengeschusterte Prozesse ohne jegliche Überprüfungen (wie kann es sein, dass nicht existierende Firmen Hilfen bekommen konnten?) laden zum Betrug ein. Es ist abermals ein Beispiel für ein Unternehmen (in diesem Fall die Investitionsbank Berlin (IBB)), das seine Prozesse nicht beherrscht – mit noch nicht absehbaren Folgekosten auch für die Allgemeinheit. Man kann die Ausreden der IBB-Verantwortlichen förmlich schon hören: „Wir standen unter hohem Druck und die Gelder mussten schnell fließen. Wir hatten nicht genügend Zeit… Uns standen nicht genügend Informationen zur Verfügung, usw. usw.“ Man kann nur verzweifeln…

Dr. Robert Mayr (Datev) Interview in den Nürnberger Nachrichten über digitale Prozesse

Am 16. Juni 2020 veröffentlichten die Nürnberger Nachrichten ein bemerkenswertes Interview mit dem Datev-Chef Dr. Robert Mayr. Bereits in der Einleitung zu diesem Interview schreibt F. Holzschuh, Autor des Artikels:

Es hat nicht erst ein neuartiges Coronavirus gebraucht, um die Vorteile von digitalen Arbeitsprozessen zu demonstrieren. Aber spätestens jetzt zeigt sich, wie wichtig etwa automatisierte Prozessketten sind.

F. Holzschuh in „Nürnberger Nachrichten“ vom 16.06.2020, S. 19.

Neben kritischen Äußerungen zur Künstlichen Intelligenz (KI), die ich uneingeschränkt teile und die einen eigenen Blog-Beitrag wert sind, möchte ich hier nun die Antwort zitieren, die Dr. Robert Mayr auf die Frage „Wo sehen Sie die Chancen der Digitalisierung?“ gab. Ich zitiere wörtlich:

Die Coronakrise hat uns diese Chancen gerade sehr deutlich vor Augen geführt. Unternehmen, die digital und flexibel aufgestellt sind, taten sich sehr viel leichter, in den Krisenmodus zu wechseln, ohne an Schlagkraft zu verlieren. Ich hege die starke Hoffnung, dass viele Betriebe diese Erfahrungen auch in den zukünftigen „neuen“ Alltag mit hinübernehmen, etwa, was virtuelle Zusammenarbeit und durchgängige digitale Prozesse angeht. In Zeiten einer zunehmenden Vernetzung kann eine ganze Reihe von Abläufen automatisiert werden. Das betrifft natürlich auch die kaufmännischen Prozesse in Unternehmen. Sie eignen sich – mit relativ überschaubarem Aufwand – ganz hervorragend für den Einstieg in die Digitalisierung. Wenn ich die Daten einmal digital erfasst habe, am Beispiel der kaufmännischen Prozesse notfalls durch das Einscannen von Eingangsbelegen, können ganze Prozessketten damit automatisiert ablaufen. Das geht vom Angebot über die Rechnung bis zur Zahlungsauslösung. Ist dieser Prozess einmal aufgesetzt, bietet er einen riesigen Vorteil im Vergleich zur klassischen analogen Herangehensweise.

Dr. Robert Mayr in „Nürnberger Nachrichten“ vom 16.06.2020, S. 19.

Dem ist, so glaube ich, nichts mehr hinzuzufügen. Besser kann man die Digitalisierung durch Prozesse in so wenigen Worten kaum auf den Punkt bringen! Ob die Datev den „Prozessgesteuerten Ansatz“ einsetzt? Wahrscheinlich nicht. Aber ich frag mal nach. Vielleicht lässt sich ja auch bei der Datev noch etwas optimieren… 😉

Eine Riesenchance für Start-ups: Hinterfragt sämtliche Prozesse!

Ja, was ist denn aktuell los? Eine Schlagzeile jagt die nächste. Diesmal beziehe ich mich einmal mehr auf eine Veröffentlichung von Dr. Daniel Stelter, der am 24.05.2020 einen Podcast mit dem Titel „Schuldentilgungsfonds statt Merkel-Macron-Paket“ publizierte. Als Teil dieses Podcasts geht Dr. Stelter der Frage nach, wie es um die Lage von Start-ups in Deutschland bestellt ist. Dazu interviewt er Fritz Trott, seines Zeichens Geschäftsführer der Zenjob GmbH. Fritz Trott berichtet u.a. darüber, welche Auswirkungen der Lockdown ganz konkret auf seine Personalvermittlungsagentur hat. Es ist geradezu fesselnd ihm dabei zuzuhören, wie mutig er mit seiner Firma die Flucht nach vorne angetreten ist. Von besonderem Interesse natürlich seine Aussagen zu den unglaublichen Gelegenheiten im Prozessbereich, die sich sowohl etablierten Unternehmen als auch Start-ups in der Corona-Krise bieten, denn tatsächlich werden genau jetzt die Weichen für die Zukunft gestellt. Hier ein paar Zitate von Fritz Trott aus dem Podcast zu diesem Thema:

Ab Minute 39:27: „…und gerade was die Digitalisierung angeht, glaube ich, dass das vielleicht schon so bisschen eine Leere ist oder eine Ermutigung ist, halt Prozesse zu erneuern, zu überdenken und zu vereinfachen. … Das halte ich für eine Riesenchance.“

Weiter ab Minute 40:42: „…und da bin ich mir sicher, dass es ein Riesenpotenzial gibt und dass man diese Gunst der Stunde jetzt auch nutzen sollte, so viel wie möglich aufzurollen, zu hinterfragen und zu ersetzen. […] Ich glaube aber, dass es einiges an Prozessen und Verwaltungsakten gibt, die man digitalisieren kann und automatisieren kann und dadurch mehr Zeit hat, sich um die Wesentlichen Sachen zu kümmern.“

Dr. Stelter konstatiert treffend dazu (ab Minute 41:28): „Wir haben hier die Chance, dass wir endlich mal Prozesse, die seit Jahren nicht funktionieren, die seit Jahren nicht angepackt wurden, [anzugehen]. Das finde ich echt ermutigend!“

Fritz Trott schließt mit beeindruckenden Aussagen das Interview ab (ab Minute 42:00): „Wir [als Firma Zenjob] stellen neue Mitarbeiter ein. Wir geben jetzt Vollgas! Und das, glaub ich, ist auch das Richtige zum Thema Digitalisierung. Das ist eine Chance, die kommt so schnell nicht wieder. Jetzt sollte man digitalisieren was das Zeug hält!“

Es ist genau diese Aufbruchstimmung, die wir jetzt so dringend brauchen und die durch Fritz Trott so sympathisch in diesem Podcast vertreten wird. Und wieder einmal mitten drin: Prozesse! Es ist dabei gut zu wissen, dass mit dem „Prozessgesteuerte Ansatz“ ein Verfahren parat steht, um diese Entwicklung bestmöglich zu unterstützen. Er darf in dieser Situation natürlich nicht fehlen… 😉

Rentenkasse: Grundrente-Zahlungen frühestens ab Juli 2021 möglich

Ist Ihnen diese Schlagzeile auch aufgefallen? Sie geisterte am 22.05.2020 durch mehrer Online-Angebote, wie z.B. dieses hier aus dem Online-Auftritt des Handelsblattes. Neben der Überschrift ist bei genauerem Lesen des Artikels folgende Zeile höchst interessant:

Die komplexe gesetzliche Regelung, die komplizierte Zuschlagsberechnung und die aufwendige Einkommensprüfung machen so umfangreiche Anpassungen am IT-Kernsystem erforderlich, dass diese trotz des Einsatzes aller Personalressourcen nicht vor Juli 2021 abgeschlossen werden können

In meinem letzten Blog über Bürokratie und wie man sie mit dem „Prozessgesteuerten Ansatz“ bewältigen kann sind wir ja bereits an dem Thema „komplexe Gesetzgebung“ vorbeigekommen. Offensichtlich ist sie in der Tat allgegenwärtig. Leider wird sich daran so schnell auch nichts ändern. Dennoch spiegeln Gesetze in den meisten Fällen Regelwerke wider. Diese lassen sich im Zusammenspiel mit den daraus abgeleiteten Handlungen in Form von Prozessen wunderbar automatisieren. Soweit kennen Sie meine Argumentation. In dem Zitat kommt aber ein weiterer bemerkenswerter Aspekt zum Vorschein, nämlich die Rolle der existierenden IT-Systeme, hier mit „IT-Kernsystem“ bezeichnet. Sie müssen als Begründung für die nicht unerhebliche Verzögerung bis Juli 2021 herhalten und damit auch indirekt das IT-Personal, das sich für diese Systeme verantwortlich zeichnet.

Leider ist diese Begründung nur zu typisch und reflektiert den Zustand von IT-Landschaften in Behörden und Unternehmen, die über viele Jahre gewachsen sind und einer schnellen Anpassung an wechselnde Gegebenheiten (sei es durch die Gesetzgebung oder durch ein neues Marktumfeld) im Wege stehen. Ich finde es zudem unfair, alles der IT und damit indirekt den IT-Mitarbeitern in die Schuhe zu schieben. Es ist, wie so oft im Leben, eine einfache Lösung. Ach ja, die IT, na klar. Versteht ja jeder!

Genau aus diesem Grund habe ich bei der Entwicklung der prozessgesteuerten Architektur, die Teil des „Prozessgesteuerten Ansatzes“ ist, auf schnelle Anpassbarkeit bei entsprechenden Anforderungen geachtet. Damit verfolgt die Architektur das Ziel, den IT-Abteilungen die notwendige Flexibilität und Reaktionsfähigkeit bei Änderungsanforderungen zu geben. Sie halten das Heft des Handelns somit wieder in ihren eigenen Händen und müssen nicht länger als fadenscheinige Ausreden für Projektverzögerungen herhalten.

Aber es ist nie zu spät: Die IT-Kollegen bei der Rentenkasse könnten auch jetzt noch auf den „Prozessgesteuerten Ansatz“ setzen und so in der Zukunft von den Vorteilen des Ansatzes profitieren. Der Einstieg ist jederzeit möglich!

Bürokratie bewältigen mit dem „Prozessgesteuerten Ansatz“

Auf der Webseite beyond the obvious betreibt Dr. Daniel Stelter eine höchst informative Wirtschaftsseite mit fundierten Analysen zur aktuellen Wirtschaftslage und verständlichen Einblicken in ökonomische Zusammenhänge. Dort ist u.a. auch mein Beitrag über Produktivitätssteigerungen durch den prozessgesteuerten Ansatz veröffentlicht worden. Weniger bekannt ist hingegen der Podcast von Dr. Daniel Stelter, der nicht minder interessant ist. In meinem heutigen Blog möchte ich auf den Podcast vom 26.03.2020 zurückkommen, in dem Dr. Stelter das bedingungslose Grundeinkommen beleuchtet. Ich möchte weniger auf das bedingungslose Grundeinkommen an sich, sondern auf die am Ende des Podcasts angesprochene überbordende Bürokratie eingehen. Ab Minute 24:12 des Podcasts beklagt Dr. Stelter:

„Wir haben es zu tun mit einer enorm ineffizienten Verwaltung. Und das ist übrigens nicht deshalb so, weil die Leute dort faul sind, sondern das ist vor allem deshalb so, weil die Regierungen viel zu komplizierte Gesetze geschaffen haben. Das heißt, wir brauchen eine dringende Simplifizierung der Gesetze und dann sparen wir entsprechende Ressourcen bei der Umverteilung.“

Dr. Daniel Stelter

Hr. Dr. Stelter legt den Finger völlig zu Recht in die Wunde: Wir haben es an nahezu allen Ecken und Enden mit einer Überbürokratisierung zu tun. Das gilt wieder einmal branchenübergreifend. Ich möchte dennoch Behörden, Krankenkassen, Versicherungen und Banken (wir denken an die starke Regulierung nach der Finanzkrise) stellvertretend hervorheben. Beispiele brauche ich Ihnen wohl kaum zu nennen, sind wir doch alltäglich mit den Ineffizienzen konfrontiert. Soweit ist die Analyse zutreffend. Allerdings verwundert mich die Schlussfolgerung. Dr. Stelter fordert eine „dringende Simplifizierung der Gesetze“ um „Ressourcen bei der Umverteilung zu sparen“.

Natürlich kann man eine Simplifizierung der Gesetze fordern, nur wie realistisch ist das? Ich darf hier nur an die Vereinfachung der Steuererklärung erinnern, die damals von Prof. Kirchhof gefordert und der im Anschluss schonungslos von den Mühlen der Politik zerlegt wurde. Plakativer kann man nicht vor Augen geführt bekommen, wie sinnlos meiner Meinung nach derartige Forderungen sind. Die Gesetze sind so, wie sie sind und wir werden daran nichts ändern können, schon gar nicht schnell. Im Gegenteil: Es kommen ständig neue Gesetze hinzu bzw. bestehende Gesetze werden geändert. Die Lage verkompliziert sich gerade in der aktuellen Krise nahezu stündlich. Umso wichtiger ist daher eine effiziente Umsetzung der durch die Gesetze geforderten Prozessänderungen, womit wir wieder beim Prozessthema wären. Statt also zu jammern oder unrealistische Forderungen zu stellen, müssen wir nach machbaren Alternativen suchen, die uns jetzt sofort helfen und die es ja auch gibt: Der „Prozessgesteuerte Ansatz“! So sind beispielsweise sämtliche behördlichen Entscheidungsprozesse nach festen Regeln vorgegeben (nämlich nach den Gesetzen), heißt also, sie lassen sich zu einem erheblichen Grad voll automatisieren. Wir benötigen also Mechanismen, diese Gesetze effizient umzusetzen und genau das liefert der „Prozessgesteuerte Ansatz“.

Ergänzung (24.05.2020)

Dr. Stelter greift das Thema „Komplizierte Gesetzgebung“ in seinem Blog „Der Corona-Schock – die große Chance für Deutschland“ vom 23.05.2020 erneut auf. In seinen Empfehlungen, wie die Krise nach Corona zu bewältigen ist, stellt er ein 10-Punkte-Programm auf. Unter Punkt 7 „Effizienz“ ist Folgendes zu finden:

Die Verwaltungsausgaben für den Sozialstaat sind seit 1970 um 40 Prozent schneller als das BIP gestiegen. Immer mehr Menschen sind damit beschäftigt, die Umverteilung zu organisieren. Ursache dürften die immer komplizierteren Gesetze sein. Wir brauchen ein Programm zur Reduktion von Komplexität und zur Effizienzsteigerung unserer öffentlichen Verwaltung. Die Potenziale sind groß und sollten genutzt werden.

Dr. Daniel Stelter

Immerhin ist diesmal die Effizienzsteigerung als neue Option hinzugekommen. Da Sie meine Einschätzung zur Reduktion von Komplexität aufgrund meiner obigen Ausführungen bereits kennen, bleibt als finale Lösung letztendlich nur die Effizienzsteigerung. In diesem Punkt stimme ich Dr. Stelter vollkommen zu. Ebenso mit seiner Einschätzung hinsichtlich der Potenziale – sie sind in der Tat gigantisch! Geht man bei der Implementierung dann auch noch prozessgesteuert vor, besteht eine realistische Chance zu einer zeitnahen Umsetzung.

Firmen überdenken Lieferketten wegen Corona-Krise

Nachdem zunehmend die Beschränkungen aufgrund der Corona-Krise aufgehoben werden, stellt sich die Frage, wie schnell sich die Wirtschaft wieder erholen wird. Eine wichtige Rolle spielen dabei die Lieferketten. Erst gestern wieder bin ich über einen Artikel auf der Online-Plattform der ARD gestolpert, aus dem ich hier zitiere:

Auch viele Firmen dürften ihre Lieferketten neu überdenken und zu einer großzügigeren Lagerhaltung übergehen. Die steigenden Kosten würden über kurz oder lang an die Verbraucher weitergereicht.

Sucht man beispielsweise im Internet mit dem Suchbegriff „Corona-Krise Lieferketten“, so findet man unzählige Quellen, die auf vielfältige Probleme mit Bezug auf die Lieferketten hinweisen. Ein Trend scheint dabei unübersehbar: eine Deglobalisierung und die Rückverlagerung der Produktion nach Deutschland, wie dies in dem Artikel „Lieferketten – Wie die Corona-Krise die Deglobalisierung beschleunigt“ und einer dazu passenden Sendung in Plusminus auf daserste.de attestiert wird.

Sowohl in dem Artikel als auch in der Sendung finden sich wieder eine Vielzahl an Anknüpfpunkte für den „Prozessgesteuerten Ansatz“. Denn natürlich geht es um Schnelligkeit, in der dieser Wandel vollzogen werden muss und um Flexibilität. Damit einher gehen selbstverständlich Prozessänderungen und ich hoffe für die betroffenen Unternehmen, dass deren jeweilige IT-Abteilungen mit einer geeigneten Softwarearchitektur auf diesen Wandel vorbereitet sind und entsprechend schnell unterstützen können. Mit dem „Prozessgesteuerten Ansatz“ wäre diese Herausforderung zumindest kein Problem.